オフィス勤務、そして比較的電話に出る機会のある部署であれば、一度は営業電話や不要不急の電話対応にモヤモヤした経験があるのではないでしょうか。最近では、個人席に固定電話を置かない企業も増えてきています。
実際に総務部門や電話対応経験者に話を聞くと、必要のない電話や不快な営業電話によって業務が止まったり、気分を害されたりすることが多くあるようです。できれば対応したくないけれど、対応するのであれば、お互い無駄なく接することができることが理想ですね。
先日足を運んだ働き方改革に関する展示会においても、様々なサービスを目にしました。
「営業電話に困っている。対応する時間が勿体ないので、どうにかならないか」との声が挙がっている会社も多いようです。今回はそんなお悩みの解決としておすすめのサービスについてご紹介したいと思います。

手始めに『営業電話』で検索をしようとするとGoogleサジェストはこのような結果に…

多く検索されているキーワードが候補に表示されますが、ガチャ切りをするわけにもいかず、対応策に困っている様子。
今回、どのくらいの頻度でかかってきているのか、簡単なヒアリングを実施してみました。
※従業員数100人以下の会社にて常時電話対応をしている社員にヒアリングした結果です。

電話対応についてのヒアリング

― 電話は１日にどのくらいの頻度でかかってきますか？

日によりますが平均10～15回/日ほどです。

― そのうち不要不急の電話は何件ほどでしょうか。

5～10件はあるかと思います。

― その電話対応に何分くらいの時間を取られるのでしょうか？

相手によりますが、1～3分かと思います。必要があれば、5～10分話を聞く場合もあります。
むやみやたらと話を引き延ばすだけの営業電話などはなくなりましたが、普段顔を合わせない担当の部署にかかってきた際は、繋げるべき電話なのか迷うことがあるので、取り次ぐべきか一応話を聞いてしまうかもしれません。その場合必然的に、会話が長引く場合もあります。

― 入電の際、対応するスタッフはどの部署が出る、などの決まりはあるのですか？

弊社は固定電話の台数を減らしているので、電話機を保有しているメンバーのうち、出られる人が出ます。
その他の人は、必要に応じて内線用スマホで対応するか、基本的には社用携帯で必要な相手としかやり取りをしなくていい方法になっています。

― なるほど、ありがとうございました。

その都度業務が止まってしまうので、結構シンドイ…

大企業のような、専属のオペレーターがいることは少ないですよね。日本は全企業数のうち99.7%を中小企業が占めています。なんとなく電話に出る部署は決まっているけど、電話に出られる人が出るというスタイルが、ほとんどではないでしょうか。
しかし「テルハラ」という言葉が派生するなど、“電話が苦手” という若い世代が増えおり、電話が鳴っていても、気付かないフリをするケースも多いようです。
「おいおい、嫌だとしてもそれは仕事だぞ？」と感じてしましますが、若手が電話にでることを強要するのもハラスメントになってしまう世の中なので、難しい問題です。誰かが電話にでるべき状態で「電話に出る人、出ない人」がいるのは、なんだか不公平な気がしますよね。

電話営業ってどうしてなくならないの？

以前は企業向けの電話帳を購入し、片っ端から企業に電話を掛けるという手法もありましたが、現在はインバウンドマーケティングでニーズのある対象、または関連性のある相手に対して行っています。ニーズがあった相手にのみ、アプローチしているので、成功率も高く、無駄とは言えないみたいです。

そういわれると以前「働き方expo」に参加した時も、立ち寄った各ブースから後日、DMや電話がしばらく続きました。導入にやや傾いている状態であればアプローチをかけてくれた方が選択肢も増えるので良いですよね。
とはいえ、必要以上の電話対応に時間が割かれてしまうのは効率が下がってしいます…さて、長くなりましたが、電話対応無人化のサービスを提供している会社２選をTUDOI編集部が選出してみました！

コスパ重視！　AI対応で安定した品質の電話対応サービスを提供する会社

01.  IVRy 

[ 料金 ]
月額 ￥2,980～￥7,980 （別途） それぞれの電話課題に合わせて

• 最低限の機能で手軽に始められるスターター￥2,980～
• 標準的な機能が揃っているスタンダード￥4,980～
• 複雑な電話業務も効率的できるアドバンス￥7,980～
• エンタープライズでは個別の機能を相談ニーズに沿ったプランを作成

４つのプランが選ぶことができます。

[ 対応方法 ]
AIオペレーターなので、対応にムラがなく効率的。

[ 対応可能な言語 ]
日本語・英語・中国語・韓国語にも対応可能。

[ オプション ]
16個を超えるさまざまなオプションを備えている。

出典:IVRy（アイブリー）

「電話対応＋秘書のクオリティ」でおもてなしの心を提供する電話対応サービス

02. ビジネスアシスト

[ 料金 ]
月額￥20,000～￥60,000

• 最低限の対応のみであればライトコース￥20.000～
• もっとも利用者数が多い￥30.000～
• 詳細な月次レポートまで安心の対応￥60.000～

[ 対応方法 ]
すべて徹底した教育を受けた、正社員スタッフが対応。

[ 対応可能な言語 ]
日本語・英語

[ オプション ]
住所貸しなど７つの多彩なオプションを備えている。

出典:ビジネスアシスト

上手に電話代行サービスを利用して、業務効率UP！

今回、効率よくAIで対応しコスパよく運用できるサービスと、価格は安くありませんが、秘書のような心遣いで会社の顔としてのおもてなしを大切にするサービスを提供している会社を紹介しました。
たくさんの電話代行サービスの企業がありますが、平均的な価格は1万円前後の基本料金が多かったです。そこから従量課金が発生します。プラスで足りない部分があれば、オプションを追加する。という形です。
基本料金の中に含まれる内容も、企業によってマチマチなので、どの程度の対応や入電数があるのか、事前に確認することをおススメします。基本料金の安さだけで飛びついてしまうと、従量課金＆オプションで金額が跳ね上がってしますので「想定以上に金額が掛かってしまった！」ということに…HPを覗くと金額のシミュレーションができるところがほとんどなので、是非試してみてください。