COLUMN言い方1つで変わる! 職場での人間関係をスムーズにする「言葉のアップデート術」

私たち人間は「言葉」によって多くのコミュニケーションをとっています。
職場のメンバーと週5で顔を合わせるということは減りましたが、WEB会議やslack、社内掲示板等でのコミュニケーション等は引き続き必須となっているでしょう。
直接対面ではないため、文字だけのやり取りでは空気感やニュアンスが伝わらずに業務感満載の冷たい印象になってしまうこともありますね。「自分はそんなつもりではなかったけれど、相手に誤解を与えた」という立場の方もいるでしょう。人間関係はすべて鏡の関係です。
SNSが標準装備となった現代では、たった一言のつぶやきが拡散され過大化していき炎上を起こすこともあるでしょう。「言葉」は誰かを救うこともあれば、その命を踏みにじることもあるのです。

今回は、 “モヤッとする一言を、スッと伝わる一言に変えるための本”小竹海広さんの著書「言葉のアップデート術」の中から、職場で今日から使える “あたらしい言葉の言い換え” をご紹介していきます。

良い言葉がありすぎて付箋まみれになったので厳選してお届けします! (付箋が雑)

部下、後輩への伝え方

近年「パワハラ」という言葉が浸透し、上司から部下へ注意する際の言葉の使い方や対処方法が非常にデリケートな問題となっています。
最近とあるサービス業の場面にて、お客様から新入社員に入ったクレームの対応をしている上司という構図を目撃しました。新入社員の代わりに平謝り&部下に対してもお客様に謝るようにと丁寧に言葉を選びながら(気を遣いまくりながら)指導している現場を目にしました。
中間管理録トネガワが脳裏をよぎった瞬間です(カイジのスピンオフ作品、知ってるかな?!)。クレーム対応という特殊現場ではあったものの「焦燥した顔の上司」と「無表情の部下」というなんだか居た堪れない空気が漂っていました。
部下や後輩に指導したいことがあるけれど、どう伝えてよいものか悩んでいる方は多いのではないでしょうか?

CASE.01│後輩へミスを伝える時

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BEFORE→「あなたは、仕事の抜け漏れが多いから気をつけた方がいい」AFTER→「私は、仕事の抜け漏れがないように、ToDoリストをグーグルカレンダーで管理しているよ」

〔前略〕

BEFOREのように「あなたは気をつけたほうがいい」と注意された場合、「まずい、注意されてしまった」と反省するかもしれませんが、次のアクションが分からずに再発する可能性があります。何度も指摘されて、自己嫌悪のループになるかもしれません。
仕事を忘れていたと気づくだけでも、すでに申し訳ない気持ちでいっぱいのはずです。できるだけ傷つけない言い方を探りたいところです。
例えば、AFTERのようにまず主語を一人称にして、「私はこうしています」と伝えてみてはいかがでしょうか。
後輩の能力不足を指摘して追い詰めるのではなく、建設的に改善策を提示すればいいのです。後輩も「あ、そういう方法があったのか! 参考にしよう」とスッと前向きに受け止めることができます。

引用:小竹海広さんの著書「言葉のアップデート術」

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嫌味がなくて良いですね。ヒントを出してもらったのだから応えようという気にもさせてくれます。後輩を育てるのも重要なお仕事です!

CASE.02│部下への「なぜなぜ分析」

(「なぜなぜ分析」とはビジネス界隈で流行したフレームワーク。問題を発見したら「なぜ」を5回繰り返して深堀していく思考法)

 

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BEFORE→「なぜ目標達成できなかったの?」
AFTER→「目標達成にむけて、いちばんの課題はどこにあると思いますか?」

〔前略〕

BEFOREのように「なぜ目標達成できなかったの?」という問いかけは少し乱暴です。 質問の範囲が広すぎて何を答えていいかわからないからです。
技術的な課題や社会的な背景、労務的な実情、そもそも目標値が高すぎるという問題などが、複雑に絡み合っているのです。
そこでAFTERのように、「いちばんの課題は?」と内容を絞り込んでみてはいかがでしょうか。ボトルネックは? と聞いてもいいと思います。質問を1つに絞り込むと回答しやすくなりますし、それでも相手が回答に困って沈黙が流れたときは、シンキングタイムを設けたり、ヒントを示したりするのが有効です。

引用:小竹海広さんの著書「言葉のアップデート術」

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「なぜ」と聞かれると責められているような尋問されているような気分になるときがあります。 同じ内容でも課題について思考を巡らすことで、問題解決という方向性を見いだせますね。

CASE.03│尻を叩くより背中を押す激励の仕方

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BEFORE→「中途半端だね。最後までやり切らないと意味ないよ」
AFTER→「いい所まできているから、あと少しだけ一緒にがんばろう」

〔前略〕

どんな領域でも、完璧主義を貫けるに越したことはありません。
しかし、チャレンジし続けていれば、7割程度の完成度でもアウトプットせざるを得ないタイミングが、必ずやってきます。 〔中略〕
BEFOREのように、「中途半端だね」と冷笑するのは簡単なことです。むしろ完璧なチャレンジなど、チャレンジではありません。少しでも理想と現実の穴を埋めようとする営みこそがチャレンジだからです。
そして、やり切らないと意味がないのは、本人がいちばん分かっているものです。そのコンプレックスを刺激しても意味はありません。
このよう見ていくと、「いい所まできている」と現状を肯定する方がよっぽどエンパワーメントにつながります。7割の完成度だとしても、7割のところまで取り組んできたことを讃えましょう。「ここまできたこと自体がすごい」といった前置きをしてもいいでしょう。それは、言葉の差し入れになります。
言葉の差し入れに加えて、可能なら「一緒にがんばろう」と共闘できれば最高です。

引用:小竹海広さんの著書「言葉のアップデート術」

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言葉の差し入れ、なんて素敵な発想でしょうか。クリエイティブの現場など、能力を最大化にして時間的に身を切っての努力をしているでしょう。どんな仕事にも共通して言えますが、取り組む側が最大限の努力をしている場合、それを表に出さずに粛々と取り組んでいるものです。出来ていない部分ではなく、出来ている部分にもフォーカスを当てる思いやりが必要ですね。

資料や成果物など、締切に間に合わない時の伝え方

「プレゼン資料の完成が提出予定時間に間に合っていない!」
「プロジェクトの並行をしていて様々な調整作業で時間がどんどん無くなっていく・・・絶望的!」様々な都合があり、努力はしているけれどギリギリの状況。そんなピンチの時ってありますよね。働き方改革によって残業時間も有限となった一方、限られたリソースの中で仕事が回らず疲弊して、会社を辞めていく人もいます。

CASE.04│戦略的に、音を上げる残業中の一言

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BEFORE→「明朝までには資料が完成します。ご迷惑をおかけして、すみません」
AFTER→「今ここまで資料はできていますが、正直なところ手が回っていません」

〔前略〕

BEFOREのように「○○までに終わります。ご迷惑をおかけして、すみません」と1人でやり切ろうとする姿勢は立派だと思います。
しかし、その状況に酔ってしまうのは危険です。ハードな働き方が蔓延化すれば、いずれ体を壊してしまうでしょう。
しかも身を粉にして働いているのに、期限に間に合わない罪悪感だけが積み重なってしまうので、メンタルも病んでしまいますし、組織的な業務改善もできません。
それならAFTERのように、「正直、手が回っていません」と自己開示するのも大切です。進捗確認の連絡が来た際には、無理に抱え込むことはありません。
仕事量が多いのは、現場の責任ではなく、マネジメントの問題です。プライドもあると思いますが、「仕事が終わっていない」と自己開示した方がいいでしょう。弱音ではなく、助けを求めるもの仕事だからです。

引用:小竹海広さんの著書「言葉のアップデート術」

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「助けを求めるのも仕事」という一言に救わる方もいるかもしれませんね。責任感の強い人ほど自分を責めたり追い込んだりしがちです。しかし、メンタルや体を壊してしまうのは本末転倒。会社のために、仕事のために・・・と頑張りすぎて自分を置いてきぼりにしないようにしましょう。

いかがでしたか? 今回は、職場で今日から使える言い換えとして厳選したものをピックアップさせていただきましたが、他にもSNSでの書き込み、推しへの一言、噂話、ニュースへのコメント、そして身近なパートナー、友人間でのコミュニケーションの際の言い換え等、多岐に渡るシチュエーションで使える言葉たちが網羅されています。
どの言葉も、相手が受容しやすいように作られており、著書の中は金言にあふれていました。
著者である小竹さんは現在コピーライターとして活躍されている方で、過去(あとがきによると現職に就く前)に自分がしていたインターネットへの過激な書き込みについての後悔と深く反省されたそうです。この本は言葉によって傷つく人、傷つけたくないのに傷つけてしまう人に対して力になりたいという思いで作られた本でした。ご自身が誹謗中傷を受ける立場も経ていることもあってか、一方通行ではなく、様々な角度から見渡した上で、提案がなされています。押し付けることもなく、思いやりをもった表現方法から学ぶことは多いはずです。言葉でのコミュニケーションに苦手意識を持つ方も、辞書のように言葉の言い換えを探すことができるでしょう。
時代の変化と共に、あなたも「言葉のアップデート」をしてみませんか?
気になる方は是非、本を手にとってみてください(回し者ではありません! 笑)

※引用元
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MAHO

働く女性を応援したいワーキングマザー。オンオフ問わず役立つ便利グッズに興味あり。 好きな言葉は「時短」。

Author

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